یک پاراگراف

این راهنما به دانشجویان کمک می‌کند تا ایمیلی حرفه‌ای برای ارسال به اساتید، همکلاسی‌ها یا سایر افراد بنویسند و از انتقال آن به پوشه‌های اسپم یا بالک جلوگیری کنند. در ادامه، بخش‌های اصلی یک ایمیل و نکات مهم برای ارسال موفق توضیح داده شده است.

1. بخش‌های اصلی یک ایمیل حرفه‌ای

1. موضوع (Subject Line)
   • موضوع باید کوتاه، واضح و مرتبط با محتوای ایمیل باشد.
   • از کلمات حساس مانند "فوری"، "رایگان" یا عبارات تبلیغاتی پرهیز کنید، زیرا ممکن است ایمیل به اسپم منتقل شود.
   • مثال: «سؤالم درباره تکلیف درس تحلیل داده‌ها»
2. خطاب یا سلام اولیه (Greeting)
   • از خطاب مناسب و محترمانه استفاده کنید، مانند «استاد گرامی» یا «خانم/آقای [نام خانوادگی]».
   • از عبارات غیررسمی مانند «سلام» یا «هی» در ایمیل‌های حرفه‌ای اجتناب کنید.
3. بدنه ایمیل (Body)
   • مقدمه کوتاه: خود را معرفی کرده و هدف ایمیل را به‌صورت مختصر بیان کنید.
     مثال: «اینجانب [نام و نام خانوادگی]، دانشجوی درس تحلیل داده‌ها، این ایمیل را برای سؤالم درباره تکلیف هفته گذشته ارسال کرده‌ام.»
   • محتوای اصلی: اطلاعات یا سؤالم را به‌صورت سازمان‌یافته و با پاراگراف‌های کوتاه ارائه دهید. از لیست‌های شماره‌دار یا بولت‌دار برای وضوح بیشتر استفاده کنید.
     مثال:
     • سؤالم: آیا می‌توانم تکلیف را با فرمت Word ارسال کنم؟
     • توضیح: به دلیل مشکل فنی، قادر به تبدیل فایل به PDF نبودم.
   • زبان رسمی و محترمانه: از زبان ساده و حرفه‌ای استفاده کنید و از اصطلاحات عامیانه پرهیز کنید.
4. نتیجه‌گیری و فراخوان به اقدام (Call to Action)
   • مشخص کنید که انتظار دارید گیرنده چه کاری انجام دهد.
     مثال: «لطفاً راهنمایی کنید که آیا فرمت Word قابل قبول است یا خیر.»
   • تشکر کنید و آمادگی خود را برای پاسخگویی به سؤالم نشان دهید.
5. امضا (Signature)
   • امضای حرفه‌ای شامل نام، شماره دانشجویی (در صورت نیاز) و اطلاعات تماس باشد.
     مثال:
   • با احترام،
   • [نام و نام خانوادگی]
   • دانشجوی درس [نام درس]
   • شماره دانشجویی: [شماره]
   • ایمیل: [آدرس ایمیل]
2. نکات برای جلوگیری از انتقال ایمیل به پوشه اسپم یا بالک

1. استفاده از آدرس ایمیل معتبر
   • از آدرس‌های ایمیل رسمی (ترجیحاً مرتبط با دانشگاه یا موسسه) استفاده کنید.
   • در Gmail و Yahoo، مطمئن شوید که حساب شما تأیید شده است (تأیید دو مرحله‌ای فعال باشد).
2. اجتناب از کلمات اسپم‌ساز
   • از کلماتی مانند «فوری»، «رایگان»، «تخفیف»، یا استفاده بیش‌ازحد از علامت تعجب (!) پرهیز کنید.
   • از لینک‌های غیرضروری یا مشکوک (مانند لینک‌های کوتاه‌شده) استفاده نکنید.
3. ارسال به گیرنده مشخص
   • ایمیل را فقط به گیرنده موردنظر (مثلاً استاد یا همکلاسی) ارسال کنید و از کپی کردن (CC) افراد غیرمرتبط خودداری کنید.
   • از BCC برای ارسال به گروه‌های کوچک استفاده کنید تا آدرس‌های ایمیل دیگران مخفی بماند.
4. تنظیمات سرور ایمیل
   • در Gmail، از حساب شخصی یا دانشگاهی خود استفاده کنید و مطمئن شوید که ایمیل شما از فیلترهای امنیتی عبور می‌کند.
   • در Yahoo، از فعالیت‌های مشکوک (مانند ارسال تعداد زیاد ایمیل) پرهیز کنید.
5. بررسی قبل از ارسال
   • ایمیل را برای غلط‌های املایی و گرامری بررسی کنید.
   • پیش‌نمایش ایمیل را در Gmail یا Yahoo مشاهده کنید تا مطمئن شوید قالب‌بندی درست است.
6. پیوست‌ها
   • از پیوست‌های غیرضروری یا فایل‌های بزرگ (بیش از ۱۰ مگابایت) خودداری کنید.
   • در صورت نیاز به ارسال فایل، از لینک‌های امن (مانند Google Drive یا Dropbox) استفاده کنید و دسترسی آن‌ها را محدود کنید.
3. نمونه ایمیل از دانشجو به استاد

موضوع: سؤالم درباره تکلیف درس تحلیل داده‌ها
گیرنده: [ایمیل استاد]

استاد گرامی،

اینجانب [نام و نام خانوادگی]، دانشجوی درس تحلیل داده‌ها، این ایمیل را برای سؤالم درباره تکلیف هفته گذشته ارسال کرده‌ام.

سؤالم:

• آیا امکان ارسال تکلیف در قالب Word به‌جای PDF وجود دارد؟
• توضیح: به دلیل مشکل فنی، نتوانستم فایل را به PDF تبدیل کنم.

لطفاً راهنمایی کنید که آیا این فرمت قابل قبول است یا خیر. از راهنمایی شما پیشاپیش سپاسگزارم.

با احترام،
[نام و نام خانوادگی]
دانشجوی درس تحلیل داده‌ها
شماره دانشجویی: [شماره]
ایمیل: [آدرس ایمیل]

4. نکات تکمیلی

• تست ارسال: قبل از ارسال به استاد یا گیرنده، ایمیل را به یک آدرس تست (مثلاً ایمیل شخصی خودتان) ارسال کنید.
• پیگیری محترمانه: اگر پاسخی دریافت نکردید، پس از چند روز (مثلاً ۳-۴ روز) ایمیل پیگیری با لحن محترمانه ارسال کنید.
• حفظ حرفه‌ای بودن: حتی در صورت تأخیر در پاسخ، لحن ایمیل را محترمانه نگه دارید.

با رعایت این نکات، ایمیل‌های شما حرفه‌ای، مؤثر و به‌دور از فیلترهای اسپم خواهند بود.